Multiempresa e filiais: trocar de contexto

O SG Fênix atende grupos com várias empresas e filiais num só acesso. Para isso, tudo o que você faz acontece dentro de um contexto: a empresa (ou filial) em que você está trabalhando agora. Entender o contexto explica por que a lista de pedidos de uma empresa não mostra os de outra e como consultar o grupo todo.

• Organização: o contrato do cliente, o "dono" dos dados.
• Empresa: cada CPF/CNPJ do grupo. A empresa que tem filiais é a Matriz.
• Filial: uma unidade da empresa, com seu próprio CNPJ e código.

Ao entrar

Se você tem acesso a mais de uma empresa ou filial, aparece a tela Onde você quer trabalhar?, com as opções agrupadas por organização. Cada filial também é uma opção, com o seu CNPJ. Filiais recém-criadas aparecem como aguardando liberação até a equipe da plataforma liberá-las.

Para não ter que escolher toda vez, abra Meu perfil e, em Empresa padrão ao entrar, selecione onde o sistema deve abrir (ou deixe Perguntar toda vez).

No meio do trabalho

O contexto atual aparece num selo laranja na barra superior: a organização, a empresa e, se for o caso, "Filial 02 · nome". Clique nele para abrir a lista e escolha outra empresa ou filial, sem sair do sistema. A página recarrega no novo contexto; se você mudar de organização, o sistema volta ao painel, porque o registro que estava aberto não existe na outra.

• Contexto na empresa (matriz): visão consolidada. Você enxerga os dados da empresa e de todas as suas filiais.
• Contexto numa filial: você enxerga só o que é daquela filial, e, entre os cadastros, o que foi liberado para a empresa inteira ou para aquela filial.

Use a empresa para acompanhar o todo e a filial para operar o dia a dia da unidade.

Os dados de movimento pertencem a uma empresa e podem ter uma filial: pedidos de venda, pedidos e notas de compra, estoque, títulos a pagar e a receber, notas fiscais, lançamentos contábeis e assim por diante. A empresa ativa filtra tudo isso sempre, e, estando numa filial, só entra o que é dela. Por isso as listas, os relatórios, o painel inicial e as exportações mudam quando você troca de contexto.

Alguns exemplos:

• Saldo de estoque por filial: calculado a partir dos movimentos lançados em cada filial; movimento sem filial aparece como "Matriz / sem filial".
• Numeração da NF-e, certificado e série: configurados por empresa.
• Relatórios e alertas: refletem a empresa (ou filial) ativa.

Os cadastros existem uma única vez na organização: clientes, fornecedores, produtos e vários cadastros auxiliares (como grupos de clientes, listas de preços, formas e condições de pagamento e plano de contas). O mesmo CPF/CNPJ não se repete, então ninguém cadastra o mesmo cliente duas vezes.

O que cada empresa enxerga é decidido registro a registro, no campo Disponível para:

• Todas as empresas (selo verde): compartilhado com todo o grupo. É o padrão;
• Selecionadas (selo laranja): restrito às empresas ou filiais indicadas. Dá para liberar uma empresa inteira (vale para as filiais dela) ou só uma filial.

Onde mexer: no cliente, na aba Empresas; nos auxiliares, no campo Disponível para do formulário. O Plano de Contas novo nasce restrito à empresa ativa; os demais cadastros, para todas.

Em Configurações › Compartilhamento de cadastros você vê, para cada tipo de cadastro, quantos registros existem na organização, quantos são para todas as empresas, quantos são restritos e quantos a empresa ativa enxerga, além de como um registro novo nasce. É a tela certa para entender discrepâncias entre empresas.

Você só vê, na lista de contextos, as empresas às quais tem acesso. Esse acesso é definido pelo administrador no seu cadastro de usuário (algumas pessoas têm acesso a todas as empresas). Hoje o acesso é controlado por empresa, não por filial: quem acessa a empresa pode escolher qualquer filial dela.

Um pedido ou uma nota antiga continua mostrando o nome do cliente ou do produto mesmo que o cadastro tenha sido restrito depois: o histórico nunca "perde" os nomes.

• Ver o consolidado da empresa: escolha a empresa (matriz) no seletor.
• Operar uma unidade: escolha a filial.
• Achar um cliente que "sumiu": confira o contexto e a aba Empresas do cliente.
• Mudar onde o sistema abre: Meu perfil › Empresa padrão ao entrar.