Por que o estoque aparece negativo ou o pedido não confirma por falta de saldo?

Há duas perguntas parecidas que têm a mesma origem: "o pedido não confirma e diz que falta saldo" e "o estoque ficou negativo". Ambas dependem de como o sistema calcula o saldo e de uma regra que a sua empresa escolhe: vender ou não vender sem saldo.

Em Estoque › Saldos › Por Produto (ou Por Depósito) cada linha mostra três números:

• Físico: o que existe no depósito segundo os movimentos lançados;
• Reservado: o que pedidos aprovados já "separaram" para os clientes;
• Disponível: físico menos reservado. É este o número que vale para vender.

Muitas vezes o produto "tem" estoque, mas o disponível é zero porque outros pedidos já reservaram tudo. Consulte Estoque › Reservas para ver de quais pedidos.

Ao confirmar, você pode ver mensagens como "Sem saldo de [produto]: disponível 0,000, pedido 10,000." ou "Saldo insuficiente de [produto].". Isso acontece quando a empresa não permite vender sem saldo. A regra tem duas chaves em Configurações › Parâmetros do sistema, grupo Estoque e reserva (o administrador as altera; podem valer para a organização, a empresa ou um tipo de pedido):

• Permitir vender sem saldo (estoque negativo): ligado por padrão. Desligado, o pedido não confirma se faltar saldo disponível;
• Não deixar confirmar item sem saldo: desligado por padrão. Ligado, bloqueia mesmo com a opção acima ligada.

Além disso, cada produto tem o campo Permite estoque negativo na aba Estoque do cadastro. Produto marcado com ele pode ser vendido sem saldo mesmo com a regra geral desligada.

O que fazer

Com a venda sem saldo permitida (o padrão), o pedido confirma mesmo sem estoque. Quando a NF-e é autorizada, a mercadoria precisa sair: nota autorizada é fato consumado, então o sistema dá a baixa mesmo que o saldo fique negativo, em vez de deixar a nota sem lastro. As causas mais comuns são:

• Venda antes da entrada: vendeu-se e faturou-se antes de lançar o recebimento da compra. Quando a entrada for lançada, o saldo se normaliza;
• Depósito diferente: a saída foi feita no depósito padrão de venda, mas a mercadoria está lançada em outro. Um depósito fica negativo e o outro, positivo;
• Produto com "Permite estoque negativo";
• Entrada lançada com quantidade menor ou nunca lançada;
• Saldo inicial não carregado ao começar a usar o sistema.

Como corrigir

• O produto tem controle de lote e os lotes disponíveis estão vencidos ou bloqueados, ou têm menos dias de validade que o mínimo definido para venda. Esses lotes não são usados em vendas;
• O produto é um kit que controla os componentes: o que importa é o saldo de cada componente.