Conciliação de 3 vias

A conciliação de 3 vias é a trava de segurança antes do pagamento: o sistema confere se o que a nota cobra bate com o que foi pedido e com o que realmente chegou. Isso evita pagar por quantidade que não veio ou por um preço diferente do combinado.

A comparação é feita automaticamente quando você confirma o recebimento de uma nota de entrada. O sistema confronta:

• faturado × recebido: a quantidade da nota contra o que foi conferido;
• preço da nota × preço do pedido;
• itens fora do pedido;
• frete e despesas da nota contra o do pedido.

As diferenças só viram divergência se passarem das tolerâncias definidas em Configurações › Parâmetros › Compras (quantidade em %, preço em % e em R$ por item, frete em R$).

Cada conciliação aparece na lista com o número da NF, o fornecedor, o pedido, o valor da nota e o valor do pedido recebido. A situação pode ser:

• Conciliada: tudo dentro da tolerância; o pagamento segue normalmente.
• Divergente (pagamento bloqueado): há diferenças listadas abaixo do título.
• Aprovada com divergência: alguém aprovou, e o motivo fica registrado.

Enquanto a conciliação estiver divergente, os títulos do contas a pagar dessa nota ficam travados para baixa, se o parâmetro de bloqueio estiver ligado (vem ligado por padrão). O objetivo é que ninguém pague por engano algo que ainda precisa de explicação.

Toda aprovação fica auditada com a pessoa e o motivo. Quem concilia não precisa ser quem recebeu ou quem pediu, o que ajuda a manter a separação de funções.

Se a fila fica cheia de diferenças pequenas (centavos de preço, por exemplo), em vez de aprovar uma a uma, ajuste as tolerâncias nos parâmetros. Se, ao contrário, quase nada divergir, confirme se as tolerâncias não estão altas demais.